Privacyreglement (gericht op cliënten) van Het Verschil

1 Algemeen
Het Verschil is actief op het gebied van coaching en training, onder andere ten behoeve van het verbeteren van de persoonlijke effectiviteit, loopbaanbegeleiding en reïntegratie.
Hiertoe ontwikkelt Het Verschil coaching- en trainingsactiviteiten en -produkten en voert deze uit. Ten behoeve van alle activiteiten registreert Het Verschil gegevens van zijn cliënten. Het doel van dit privacyreglement is de cliënten op de hoogte te stellen van de aard van de gegevens die worden verwerkt, waarom ze worden verwerkt, wat er mee gebeurt en welke rechten een cliënt heeft ten aanzien van de gegevensverwerking.
Op dit reglement zijn de algemene voorwaarden van Het Verschil van toepassing, inclusief de daarin opgenomen gedragscode voor (medewerkers van) Het Verschil.

2 Welke gegevens?
Het Verschil verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever (bijvoorbeeld gemeente, UWV of uw werkgever) bij aanvang van het traject worden aangeleverd. Dit zijn gegevens als naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, sofinummer, telefoonnummer, nationaliteit, gegevens over uw eventuele uitkering, gevolgde opleidingen, diploma’s en opgedane werkervaring.

Op gegevens van cliënten van UWV is, naast de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de geheimhoudingsplicht op grond van artikel 74 Wet Suwi van toepassing. Het Verschil beschikt – om de opdrachten van UWV te kunnen uitvoeren – over vertrouwelijke informatie van de cliënt. Dit betekent dat de bedoelde geheimhoudingsplicht ook geldt voor alle medewerkers van Het Verschil die in dienst zijn en voor medewerkers die worden ingehuurd.
Het Verschil houdt zich in dat verband aan de volgende aspecten met betrekking tot privacy:

• de door UWV verstrekte gegevens over cliënten zijn persoonsgegevens in de zin van de Wbp en deze gegevens worden behandeld met inachtneming van wat in deze wet en de Wet SUWI is bepaald;
• de door UWV verstrekte gegevens zijn uitsluitend voor het doel bestemd waarvoor ze zijn overgedragen;
• Het Verschil houdt alle informatie over cliënten die het UWV overdraagt ten behoeve van de uitvoering van het afgesloten contract geheim en draagt ervoor zorg dat deze informatie niet aan derden bekend wordt;
• Het Verschil is verantwoordelijk dat deze geheimhoudingsplicht door alle medewerkers wordt nagekomen;
• Het Verschil verwijdert bij beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data en/of resultaten 2 jaar na beëindiging van de dienstverlening aan de cliënt. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht worden tien jaar bewaard.

Voorts worden gegevens verwerkt die bij het intakegesprek naar voren zijn gekomen en die van belang (kunnen) zijn in het kader van het realiseren van de doelen van uw traject. Dit kunnen ook gegevens zijn over mogelijke (medische) beperkingen van de cliënten en zijn eventuele (arbeidsmarkt)voorkeuren.

Deze gegevens worden gedurende het traject aangevuld met een voor de cliënt ontwikkeld plan van aanpak. Dit plan omvat alle activiteiten en producten die voor de cliënt zullen worden ingezet, alsmede de behaalde resultaten daarvan.
De resultaten zijn ter beoordeling van de medewerker van Het Verschil; vaststelling gebeurt aan de hand van onder andere gesprekken met de cliënt, ingewonnen referenties bij derden en de eigen waarneming van de medewerker van Het Verschil.

Het Verschil heeft voornoemde gegevensverwerking conform de eisen van de wet gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Deze vermelding is openbaar en is te bekijken op www.cbpweb.nl, de internetsite van CBP.

3 Doel
Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de administratieve verwerking van de in te zetten activiteiten en produkten inclusief de rapportage en verantwoording daarvan aan de opdrachtgever. Daarnaast is gegevensverwerking nodig bij de uitvoering van het trajectplan en de realisering van de in het trajectplan beschreven doelen.
Het Verschil verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:
- het opstellen, bijstellen en uitvoeren van individuele trajectplannen
- de administratieve afhandeling hiervan, waaronder rapportage en verantwoording aan de
   opdrachtgever;

4 Wat gebeurt er met verwerkte gegevens?
Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor een optimale uitoefening van de activiteiten en de inzet van producten; dit betekent dat in eerste aanleg alleen de aan de cliënt toegewezen medewerker toegang heeft tot inzage en bewerking van de persoonsgegevens van de cliënt. Persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan een (potentiële nieuwe) werkgever indien dit nodig is met het oog op een vaste-, tijdelijke- of proefplaatsing. Persoonsgegevens zijn voor andere medewerkers van Het Verschil toegankelijk voor zover dit nodig is om de dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren of wanneer dit noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering.

De medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens van cliënten hebben ten aanzien van deze gegevens een geheimhoudingsverplichting om onnodige verspreiding van deze gegevens tegen te gaan. Dit betekent onder meer dat persoonsgegevens, anders dan aan opdrachtgevers, niet (in kopie dan wel anderszins) aan derden worden verstrekt, tenzij hiervoor uitdrukkelijk door de cliënten toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.
In alle gevallen waarin Het Verschil gegevens van of over een cliënt aan derden dient door te geven, wordt de cliënt hierover vooraf geïnfomeerd. Indien de cliënt dat wenst of wanneer Het Verschil dat wenselijk acht, ontvangt de cliënt een afschrift van de doorgegeven gegevens.

Op de activiteiten van Het Verschil is de WBP van toepassing.
Het verbod om persoonsgegevens over iemands gezondheid te verwerken is niet van toepassing als de verwerking van de gegevens geschiedt voor de reïntegratie of begeleiding van werknemers of (al dan niet) uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Het Verschil zal zijn cliënten wel informeren over het feit dat hun gegevens worden verwerkt. Indien de persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, wordt ook aan hen een geheimhoudingsverplichting opgelegd.

Het Verschil mag gegevens van zijn cliënten niet gebruiken voor commerciële of charitatieve doeleinden.

5 Hoe lang worden gegevens bewaard?
Nadat het individuele traject is afgerond, worden de gedurende het traject verwerkte persoonsgegevens tot twee jaar na het tijdstip van afsluiting van het traject bewaard. Die termijn is anders indien cliënt verzoekt de gegevens eerder te verwijderen, tenzij de wet zich hier tegen verzet; de gegevens die ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven, worden pas verwijderd na het verstrijken van deze langere termijn.
Bij verwijdering van de gegevens worden alle gegevens definitief vernietigd.

6 Wat zijn de rechten van de cliënten met betrekking tot gegevens?
Wanneer de cliënt vragen heeft over de gegevens die Het Verschil verwerkt, kan hij zich wenden tot zijn contactpersoon.
Tevens probeert de contactpersoon die belast is met de privacybewaking binnen Het Verschil te bemiddelen indien discussie is ontstaan over de uitleg en toepassing van hetgeen in dit reglement is bepaald. Ook verzoeken van cliënten om gegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens niet juist of niet ter zake dienend zijn, moeten worden gericht aan de contactpersoon. Aan een dusdanig verzoek wordt in beginsel voldaan, tenzij dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Wanneer niet voldaan wordt aan het verzoek, ontvangt de cliënt hierover schriftelijk bericht waarin staat uitgelegd waarom niet aan het verzoek is voldaan.
Het Verschil kan voor het maken van afschriften van persoonsgegevens de kostprijs van deze afschriften in rekening brengen.

7 Een klacht?
Indien een belanghebbende van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien er een andere reden tot klagen bestaat, dient betrokkene zich te wenden tot Het Verschil.
Het Verschil zal de klacht conform het klachtenreglement in behandeling nemen.

8 Informatieverstrekking
Dit reglement is gepubliceerd op de website van Het Verschil, www.hetverschil.info, en daar ook te downloaden. Op verzoek wordt een papieren exemplaar van het reglement verstrekt.